採用した秘書

秘書がほしい!

すぐに探し始めたくなるところですが、ちょっと待ってください。
焦りは禁物です。

思い浮かぶ方法で探してしまうと、あとになってから「しまった・・・」と後悔する結果になるかもしれません。
人を雇うことが関係しているので、仮に後悔することになったとしても一定期間はその結果に甘んじることになります。

限られた情報に基づいて行動してしまうと、あとになってから「そんないい方法があったのか!」と、やはり後悔してしまうかもしれません。

そこで、これからご一緒に秘書を探す方法を確認し、それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。
しっかりと情報を揃えた上で判断すれば、その先に待っているのは「満足のいく結果」です!

ではさっそく見ていきましょう。

この記事のスタンス:

サイト運営者のボリと申します。
私自身は企業の経営者ではなく、本業を持ち、加えてフリーランスとして活動しているパラレルワーカーです。

中小企業の社長として秘書採用の経験があるわけではないのになぜこの記事を書くかというと、Web方面の知見があるからです。

最初にお伝えしてしまうと、この記事を通して新たな採用の可能性、スマホ時代の求人など、最新の方法をご紹介したかったからです。
特定の方法を強くすすめるわけではありませんが、選択肢の1つとして知っていただきたいと思っています。

当サイト「ウレルカ」では、体験力を重視しています。
自ら調査し、目と耳で体験したことを書いています。
詳しくは私についてをご覧ください。

 

ボリボリ

それでは、さっそく見ていきましょう!まずは秘書を探す方法からです。

秘書を探す方法

秘書を探す方法として、5つご紹介します。

すでにご存じの方法や試したことがあるものも含まれているかもしれません。

メジャーな方法から順番に取り上げます。

秘書を探す方法
  • 求人を出す
  • 派遣会社を利用する
  • 友人・知人に紹介してもらう
  • クラウドソーシングサイトで探す
  • オンライン秘書を活用する

求人を出す

求人を出して応募を待つ。
求人の王道ですね。

多くの中小企業経営者は、求人と聞くとハローワークを思い浮かべます。

ハローワークで求人を出す手順
  1. ハローワークのサイトにアクセスし、事業者として「仮登録」する
  2. ハローワークに行き、「事業所登録シート」と「事業所確認票」に記入して提出する
  3. 求人募集を登録
  4. ハローワークによる審査
  5. 求人情報の一般公開

ハローワークは無料で利用できるのがメリットですが、他にもたくさんの求人が出されているのがネック。
数ある求人の中で自社が埋もれてしまい、なかなか人が集まらない可能性があります。

なので、他にも一般求人情報誌・サイトへの掲載を検討できます。

最近は紙媒体よりも断然ネット上での求人広告が見られています。

掲載を検討できる一般求人情報誌・サイト
  • エン転職
  • doda
  • リクナビNEXT
  • マイナビ転職
  • Indeed(インディード)
  • 求人ボックス
  • タウンワーク
  • Re 就活

比較的若い世代の秘書を探していますか?

今の時代、彼女たちがどんな方法で仕事を探しているか考えなければなりません。
最近では、ほとんどの女子がスマホで求人を検索しています。
だとしたら、自分たちの採用方法もスマホに標準を合わせるほうがいいと思いませんか?

今、中小企業の経営者に注目されているのがエンゲージ。
エンゲージは、採用や転職で有名なエン・ジャパンによる新サービスです。

詳しくは:エンゲージ(engage)

派遣会社を利用する

一定期間の必要を満たしてもらうためには、派遣会社の利用がベストかもしれません。

派遣会社の利用手順
  1. 依頼する派遣会社を選ぶ
  2. 派遣会社に依頼
  3. 営業担当者と求める人材や条件について打ち合わせる
  4. マッチング
  5. 派遣契約を結ぶ
中小企業経営者に選ばれている派遣会社
  • テンプスタッフ
  • スタッフサービス(リクルート)
  • 東京海上日動キャリアサービス
  • パソナ
  • リクルートスタッフィング

友人・知人に紹介してもらう

友人・知人に、「秘書になれそうな子」「仕事を探している子」を紹介してもらうと、話が早くまとまります。

つまり縁故採用です。

クラウドソーシングサイトで探す

クラウドソーシングサイトの存在、知っていますか?

クラウドソーシングサイトとは、仕事をしたい人と仕事を依頼したい人が集まる場所です。
「秘書を探しています」と掲載すると、興味のある人が応募してくれます。

クラウドソーシングサイトの使い方
  1. どのクラウドソーシングサイトを使うか決める
  2. 会員登録する
  3. 依頼したい仕事の内容を投稿する
  4. 興味を持ったクラウドワーカーからの応募を待つ
  5. 応募者の中から選ぶ
  6. 契約
中小企業経営者に選ばれている2大クラウドソーシングサイト
ボリボリ

クラウドソーシングサイトは、個人や中小企業だけではなく、大企業にも利用されていますよ。

オンライン秘書を活用する

オンライン秘書という言葉を聞いたことがありますか?

オンライン秘書は、一般的な秘書業務はもちろんのこと、社内で必要となるいろいろな業務をオンラインで請け負ってくれます。

オンライン秘書にお願いするためには、オンライン秘書サービスを提供している会社への登録が必要です。

オンライン秘書にお願いする手順
  1. どのオンライン秘書サービス会社に依頼するか決める
  2. 登録する
  3. 担当者とすり合わせ
  4. 必要なときに依頼する
中小企業経営者に選ばれているオンライン秘書サービス会社
  • タスカル
  • CASTER BIZ(キャスタービズ)
  • フジ子さん

それぞれの選択肢のメリット・デメリット

前の項目で、秘書を探す方法を取り上げました。

秘書を探す方法
  • 求人を出す
  • 派遣会社を利用する
  • 友人・知人に紹介してもらう
  • クラウドソーシングサイトで探す
  • オンライン秘書を活用する

こんどは、それぞれの方法のメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリットとデメリットを見ることで、自社にとってどんな方法がよいか絞り込んでいけます。

求人を出すメリット・デメリット

求人を出すメリットをまとめると・・・

求人を出すメリット
  • ハローワークは無料で利用でき、地元での採用に強い
  • 民間求人サイトでも採用コストがそれほどかからない
  • 安心感がある
  • 多くの人に知ってもらえる
  • 長期間掲載できる

求人を出す利用するデメリットはというと・・・

求人を出すデメリット
  • なかなか応募してもらえないことも
  • 早く人材が欲しくても、待つしかない
  • 自社で面接し、採用することになる
  • 手数料がかかることも
  • 問い合わせ等に、その都度対応しなければならない

Webで求人をチェックする世代に広くアプローチできますが、たくさんある求人の中から自社を選んでもらうのは簡単なことではありません。

掲載時には、魅力的な情報発信を心がける必要があります。

派遣会社を利用するメリット・デメリット

派遣会社を利用するメリットをまとめると・・・

派遣会社を利用するメリット
  • 直接雇用しなくてよい
  • 有期契約のため、必要に応じて更新するかどうか決められる
  • 自分たちで面接しなくてよい
  • 優秀な人材、専門性の高い人材を紹介してもらえるかも
  • コストが削減できる

派遣会社を利用するデメリットはというと・・・

派遣会社を利用するデメリット
  • すぐに辞めてしまう可能性がある
  • 何かあったら派遣会社と連絡を取らないといけない
  • 契約範囲外の業務を依頼できない(契約違反になる)
  • 就業期間に制限がある
  • 帰属意識が低く、トラブルが起きやすい

一時的な人手不足の解消や、社内の特定の業務の効率化を図りたいときは、直接雇用より派遣社員のほうがよいかもしれません。

友人・知人に紹介してもらうメリット・デメリット

友人・知人に紹介してもらうメリットをまとめると・・・

友人・知人に紹介してもらうメリット
  • 採用コストを削減できる
  • マッチング制度が高くなるかも
  • 選考にかける時間の短縮が可能
  • 内定辞退や早期退職の心配が少なくなる
  • 紹介者との絆を強める助けになる

友人・知人に紹介してもらうデメリットはというと・・・

友人・知人に紹介してもらうデメリット
  • 望んでいない人材を押しつけられることも
  • 不採用にしにくい
  • 紹介者の手前、業務上のことで注意しにくい
  • 他の社員によく思われない可能性がある

便利なようで注意点があるのが縁故採用です。

クラウドソーシングサイトで探すメリット・デメリット

クラウドソーシングサイトで探すメリットをまとめると・・・

クラウドソーシングサイトで探すメリット
  • 特定の業務を依頼したいときに便利
  • 必要なときだけ依頼できる
  • 複数の応募の中から選べる
  • 条件等を自分たちで細かく設定できる
  • 優秀な人材が見つかることも

クラウドソーシングサイトで探すデメリットはというと・・・

クラウドソーシングサイトで探すデメリット
  • 募集要項を書いたり応募者とやり取りする手間がある
  • スポット的役割で、正社員採用には不向き
  • 思うように応募が集まらないことも

ピンポイントで人材を探すには便利なんですが、情報を入力したり応募者とやり取りしたりと、けっこう手間がかかります。

オンライン秘書を活用するメリット・デメリット

オンライン秘書を活用するメリットをまとめると・・・

オンライン秘書を活用するメリット
  • 秘書業務・バックオフィス業務全般に対応している
  • 優秀な人材が集まりやすい
  • 業務量に応じて契約期間や拘束時間を決められるので無駄がない
  • 採用コストがかなり低い
  • オンライン秘書サービス会社を通せば必要なときにすぐ人材が見つかる

オンライン秘書を活用するデメリットはというと・・・

オンライン秘書を活用するデメリット
  • オンラインで業務を依頼することになるため、オフラインの仕事は頼めない
  • いつも自分のそばにいる秘書を求めている場合は不可
  • スタッフのスキルを事前に直接確認できない

子育て中や配偶者の転勤などを理由に、オンライン秘書として働き始める人が増えています。

ビジネスの第一線で活躍してきたビジネスパーソン、大手企業の社長秘書経験者など、超一流の人材に巡り会う機会が開かれています。

秘書を探す前に整理しておくべきこと

ところで、秘書を探す前に整理しておきたいのは、

なんで秘書を探しているの?

という、理由の部分です。

極端な話、自分専属の秘書を持つことに憧れている場合と、バックオフィス業務を委託したい場合とでは、ベストな秘書の探し方が異なってくるからです。

秘書がほしい理由次第で、直接雇用のほうがいいのか、派遣社員を迎えるのか、業務委託するのかが変わってきます。

秘書を探す前に整理しておきましょう。
御社はなぜ秘書を必要としていますか?

あたらめて考える-自社にとってベストな方法は?

秘書がほしい理由をある程度言語化した上で、あらためて「自社にとってベストな方法はどれか」考えてみましょう。

秘書を探す方法
  • 求人を出す
  • 派遣会社を利用する
  • 友人・知人に紹介してもらう
  • クラウドソーシングサイトで探す
  • オンライン秘書を活用する

もしバックオフィス業務をお願いしたい、コア業務に集中したいので外注できるものは外注したいとのが秘書がほしい一番の理由なら、この機会にオンライン秘書の導入を検討するとよいでしょう。

とはいえ、きっと御社にとっては未知の分野であり、よくわからないものを導入するにはそれなりの確信と勇気が求められると思います。

それで、この機会にオンライン秘書についてもう少し説明を加えておきます。

スタートアップや中小企業こそ活用したいオンライン秘書サービスとは

今、スタートアップや中小企業の中でオンライン秘書サービスがブームになっています。

オンライン秘書とは、インターネットを活用してオンラインでできるさまざまな業務を担ってくれるサービスのことです。

オンライン秘書にお願いできる業務の例

  • 秘書業務(スケジュールやアポの調整、各種予約、メール対応)
  • 資料作成
  • 経理
  • 財務
  • 人事
  • 営業やマーケティング
  • Webサイトや広告の運用

オンライン秘書サービスを提供している会社にお願いすれば、依頼したい業務に最適な人材を用意してもらえます。

と、いろいろ説明を続けていっても、なんせ初めての分野なのでイメージが難しいと思います。

もしオンライン秘書の導入を1つの選択肢として考え始めているなら、まずはオンライン秘書サービスを提供している会社の1つか2つとコンタクトを取ってみるのがおすすめです。
公式Webサイト上で資料をダウンロードできるようになっているので、一通り概観した上で話を進めるかどうか決定できます。

スタートアップや中小企業に選ばれているオンライン秘書サービスの会社の中から、資料ダウンロードがしやすいところをご紹介します。

タスカル

タスカルのトップ画面
(引用:タスカル公式ページ)

公式ページには、タスカルを選んで課題を解決した企業の事例集が掲載されています。
オンライン秘書を使うことやその結果をイメージする助けになるのでチェックしてみてください。

料金や仕組みについては、問い合わせか資料ダウンロードで確認しましょう。

月10時間からお願いできるアシスタントサービス【タスカル】

CASTER BIZ(キャスタービズ)

キャスタービズのトップ画面
(引用:キャスタービズ公式ページ)

こちら、キャスタービズのページでも、オンライン秘書の導入事例を確認できます。
キャスタービズはどちらかというと専門性が高く、大企業に利用されている印象です。

利用料金をリーズナブルに抑えているタスカルと、より専門的なサービスにこだわっているキャスタービズの両方から資料を取り寄せて比較してみると見えてくるものがありそうです。

箱のそとに、優秀なオンラインアシスタント。キャスタービズ

さっそく探し始めましょう

今、秘書がほしいと思っているなら、そこにはかならず理由が存在するはずです。

あらためて「なぜ秘書がほしいのか」頭の中を整理して、ニーズを満たしてくれそうな方法で探してみましょう。

方法を1つに絞る必要はありませんし、同じ方法でも1社に絞るのではなく複数のサービスを活用することもできます。

さあ、どんな方法で秘書を探しますか?