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【経営者必見】メールとチャット、どう使い分ける?

さまざまなコミュニケーションツールを紹介する営業パーソン

これまでとくに考えずにメールを使ってきたけれど、最近ではチャットを使う会社が増えているらしい…

やっぱり、うちもそろそろチャットを導入したほうがいいのかな…でも、ちょっと不安もある。メールとどうやって使い分けたらいいのだろう…

あなたは今、経営者としてそんな悩みを抱えていませんか?

だれもが、業務効率を上げる方法があるなら積極的に試していきたいと思うものですよね。しかしその一方で、新しいシステムの導入には不安が伴います。既存の方法との兼ね合いも気になるところです。

そこで今回は、メールとチャットの使い分けについてわかりやすく取り上げていきます。

この記事を読み終えるときには、かならず何らかのアクションを起こせるようになります。

1.あなたの会社、まだメールがメインですか?

あなたの会社、まだメールがメインですか?そうであれば、チャットを導入することで業務の効率はもっと上がります。

その証拠に、これからメールのメリットとデメリット、チャットのメリットとデメリットを比較してみましょう。

1-1.メールのメリット・デメリット

まずメールのメリットを確認してみます。

メールのメリット

  • 都合の良いときに読んで返信できる
  • やり取りの記録を残しやすい
  • 同時にたくさんの人に送信できる

 

メールなら、自分のタイミングで確認して、自分のタイミングで返信することができます。相手も数分以内のレスポンスは期待しません。

メールをやり取りの記録(エビデンス)として利用することができます。口頭では「先週の夕方に言ったはず」などとなりがちですが、メールなら確実に記録に残せます。また、ある程度フォーマルな形式で書くことが多いため、メールそのものを書類として保管することもできます。

一斉送信できるのもメールの強みです。BCCで送れば、誰に送ったか知られずに送信することもできます。

 

では、メールのデメリットは何でしょうか。

メールのデメリット

  • 相手が読んだかどうかわからない
  • リアルタイムのやり取りに向いていない
  • ある程度形式を整える必要がある

 

メールでは、相手が受信して開封したか確認できません。また、どうしてもやり取りにタイムラグが生じてしまいます。毎回形式的な挨拶等を含めるのも大変です。

1-2.チャットのメリット・デメリット

こんどはチャットのメリットを見てみましょう。

チャットのメリット

  • リアルタイムで会話できる
  • 形式ばらず、手軽に送信できる
  • プロジェクト管理や情報共有に向いている

 

チャットなら、その場で会話しているような感覚で双方向のやり取りができます。言葉のキャッチボールなので、短い言葉で形式ばらずにやり取りできます。

チャットの特性上、プロジェクトの一元管理や情報共有が可能になり、チーム内の連携がスムーズになります。

もちろんチャットにもデメリットがあります。

チャットのデメリット

  • すぐに返信しないといけないと思ってしまう
  • 余計なコミュニケーションが増える可能性がある
  • 対人のコミュニケーションが減るかも

 

プライベートでのチャットにも言えることですが、相手は迅速なレスポンスを期待してくるかもしれません。ほかにも、ついついおしゃべり感覚で使ってしまって、無駄な時間を過ごしてしまう可能性があります。チャットに頼りすぎると、今度は“リアル”のコミュニケーションが極端に減ってしまうこともあり得ます。

 

メールとチャットには、それぞれメリットとデメリットがあることに気づきます。まとめるとこうなります。

メールとチャットのメリット・デメリット まとめ

メリット デメリット
メール 好きなときに読んで返信できる
記録(エビデンス)として残せる
一斉送信できる
相手が読んだか不明
リアルタイムのやり取りに向いていない
形式を整えないといけない
チャット リアルタイムでの会話が可能
簡潔な内容で手軽に送信できる
プロジェクト管理や情報共有に向いている
迅速な返信が求められそう
余計なコミュニケーションが増えるかも
対人のコミュニケーションが減るかも

 

何のためにメールとチャットのメリット・デメリットを比較したか。それは、「どちらかを選びましょう!」という目的ではありません。比較することで見えてくるのは、「この2つを使い分けると便利!」という点です。

では、具体的にメールとチャットをどんなふうに使い分けるといいでしょうか?

2.【ヒント】メールとチャット、どんなふうに使い分けるといいの?

メールとチャットの使い分けについて考えるために、まず両者をコミュニケーションツールとして比較して、その後で「それぞれどんなシーンで使うとよいか」見てみましょう。

コミュニケーションツールとしてのメールとチャットの特徴

メール チャット
手軽さ
スピード
プロジェクト管理 ×
情報共有
オフィシャル性
エビデンスとしての活用

 

これらの特徴と理解すると、なんとなく「このシーンではメールだな」「このシーンではチャットだな」というのが見えてきませんか?

2-1.使い分けの例①―社内のやり取りはチャットで、社外にはメールで

これがもっともシンプルな使い分けです。チャットは気軽な相談や情報共有、プロジェクト管理に向いているので社内で使います。一方、ある程度の礼儀が求められる社外には、これまで通りメールでやり取りします。

そうすれば、社内の業務スピードは格段に上がり、社外からは“無礼だ”と思われることがありません。

2-2.使い分けの例②―単発のお知らせはメールで、情報共有や意見交換はチャットで

社内でも、メールとチャットを使い分けることができます。

たとえば、「社内イベントのお知らせ」「〇〇のお願い」など、告知やお知らせ事項はメールで一斉に送ります。それに対して、何度もやり取りを重ねることになる案件や、複数でのやり取りが求められる場面ではチャットにします。

2-3.使い分けの例③―エビデンスを残したいときはメールで、それ以外はチャットで

これまで通り、書類として残しておきたい場合や、連絡を入れたというエビデンスとして利用したいときはメールのほうが便利でしょう。しかし、それ以外はチャットにしてしまって問題ありません。

これらはあくまで参考例であり、こうしなければいけないというわけではありません。あなたの会社では、どんなふうに使い分けると良さそうですか?ある程度見えてきたはずです。

ところで、いざ「チャットを導入しよう」と思っても、問題は「どのチャットツールを導入するか」という点です。

T-MAGAZINE

3.やっぱりチャットを導入しよう―そんなときにおすすめのチャットサービス3選

ここで、今すぐ導入しても損はないビジネスチャットツールを3つ紹介します。

3-1.Chatwork(チャットワーク)

チャットワークのホーム画面

引用:チャットワーク

Chatwork(チャットワーク)
運営会社 Chatwork株式会社
料金プラン 1ユーザー500円/月(ビジネスプラン)
習得の難易度 ★☆☆☆☆
お役立ち情報 まず無料で試せるフリープランあり

日本のビジネスチャットツールの定番といえばチャットワークです。

チャットワークの便利なところ

  • 使い方がシンプルなので、ITが苦手でもすぐ覚えられる
  • PC、スマホ、タブレットで、いつでもどこでも使える
  • 個別チャット、グループチャット、タスク管理機能を完備
  • 社外とのコミュニケーションにも適している
  • 大きめのファイルも送受信・保存できる

 

まずは経営者自身が「無料登録→フリープランを選択」で、使えそうか確認してみるとよいでしょう。

Chatwork公式サイト

 

3-2.Slack(スラック)

スラックのホーム画面

引用:Slack

Slack(スラック)
運営会社 Slack Technologies, Inc
料金プラン 1ユーザー850円/月(スタンダード)
習得の難易度 ★★☆☆☆
お役立ち情報 フリープランあり

斬新なアイデアが盛り込まれているわけではなく、本当に必要な機能だけが搭載されているビジネスチャットツールです。

スラックの便利なところ

  • 一括検索機能で必要な情報をすばやく取り出せる
  • すべてのデバイスで使用可能
  • パブリックチャンネル(一般)とプライベートチャンネル(限定)に分けることができる
  • オンライン会議に使える
  • 送信した後でもメッセージの削除・修正が自由自在

 

全体のコミュニケーションをこれ1つにまとめてしまう会社があるくらいです。これもやはり、フリープランで操作性を試してから導入について本格的に検討できそうです。

Slack公式サイト

 

3-3.LINE WORKS(ラインワークス)

ラインワークスのホーム画面

引用:ラインワークス

LINE WORKS(ラインワークス)
運営会社 ワークスモバイルジャパン株式会社
料金プラン 1ユーザー850円/月(ベーシック)
習得の難易度 ★☆☆☆☆
お役立ち情報 少人数で使えるフリープランあり

あなたも社員もプライベートでLINEをしているなら、会社にもLINE(ビジネス版)を導入できるかもしれません。

LINE WORKSの便利なところ

  • 普段使っているLINEの延長で操作できて簡単便利
  • 安心できるセキュリティ基準を満たしている
  • スマホで使いやすい
  • アンケートや掲示板機能で、緊急時の安否確認にも使える
  • 最大200名まで音声・ビデオ通話に参加できる

 

LINEのグループチャットの感覚で始められるので、社内でもすぐに受け入れられそうです。まず自分と数名で「お試し導入」してみませんか?

LINE WORKS公式サイト

3-4.この機会に本格的な現場環境の改善を図るなら「ANDPAD(アンドパッド)」

さて、今回はメールとチャットの使い分けについて考えています。結局のところ、最終目的はチャットツールの導入ではないはずです。そうではなく、今よりもっと業務を効率良く進めることだと思います。

であれば、いま建設会社で続々と導入されているツールについても検討するとよさそうです。それが「ANDPAD(アンドパッド)」です。

チャット機能を搭載しているのはもちろんのこと、施工現場の管理を劇的に変える一元管理クラウドサービスです。

詳しくはこちら:ANDPAD公式サイト

まとめ:メールとチャットのいいとこ取りをすれば、業務効率がどんどん上がる!

メールとチャット、そのどちらかに決める必要はありません。2つのいいとこ取り(使い分け)をすれば、今より確実に業務効率が上がります。そのことに気づいたなら、さっそくビジネスチャットツールを導入せずにはいられないはずです。

使えるコミュニケーションツールを上手に活用することによって、今後ますます会社が発展していくことを願っています。